Moduł złożony jest z trzech części składowych:

  • Szablony – przygotowane wcześniej projekty służące do generowania umów;
  • Umowy – podpisane lub wymagające podpisu klienta (kontrahenta) dokumenty;
  • Dokumenty – rozporządzenia, instrukcje oraz inne dokumenty, które nie wymagają podpisu klienta (ToiP, informatory Western Union etc.).

Moduł pozwala na pełne zarządzanie dokumentacją w banku. Ponadto, z jego pomocą bez problemu można przygotowywać szablony służące do późniejszego generowania umów podpisywanych z klientem. Możliwe jest także tworzenie dokumentów obiegu wewnętrznego (instrukcje, rozporządzenia).

Szablony zawierają pola dynamiczne, które pozwalają na bardzo szybkie, a co najważniejsze, bezpieczne generowanie umów. Przykładowo korzystając z szablonu umowy kredytowej, wystarczy wyszukać danego klienta w kartotece, a system automatycznie podstawi jego dane, wypełniając pola umowy.

Pola dotyczące warunków umowy np. oprocentowanie możemy także przygotować wykorzystując pola dynamiczne, ograniczając możliwość ich edycji dla wybranych profili, np. dla doradców klienta (np. pola jednokrotnego wyboru z uprzednio zdefiniowanymi wartościami). Dzięki temu umowa zostaje utworzona w kilka minut, a możliwość błędnego wypełnienia jej przez doradcę klienta zostaje maksymalnie ograniczona.

Elementy dostępne podczas tworzenia szablonów umów i dokumentów:

 

  • Pola aktywne, pobierane z kartoteki lub uzupełniane w trakcie tworzenia dokumentu;
  • Tworzenie pól słownikowych;
  • Tworzenie grup dla pól i linkowanie ich z kartotekami;
  • Komponenty m.in. bieżąca data, wartość słowna z liczby, kalkulator matematyczny na polach, kalkulator spłat kredytu, kalkulator sprzedaży ratalnej, rozdzielacz itp.;
  • Osadzanie obrazków, tabel i treści z zewnętrznych dokumentów;
  • Dynamiczne paragrafy wraz z odwołaniami;
  • Funkcje pętli – wyświetlanie elementów o zmiennej ilości rekordów, spełniających określone warunki;
  • Tworzenie warunkowego wyświetlania treści i komponentów;
  • Tworzenie bardziej zaawansowanych warunków za pomocą przełączników;
  • Formatowanie treści, nagłówków i stopki; • Możliwość importu pól i grup z innych dokumentów/szablonów;
  • Tworzenie dynamicznych załączników i przekazywanie danych pomiędzy nimi.

Moduł posiada dodatkowo duże możliwości kontroli dostępu i uprawnień oraz określania łańcucha odpowiedzialności i zatwierdzeń:

 

  • Definiowanie grup i osób zatwierdzających umowy;
  • Powiadamianie użytkowników systemu o konieczności akceptacji umowy i o zapoznanie się z ich treścią;
  • Tworzenie kaskadowej akceptacji umów;
  • Akceptacja umów przy wykorzystaniu filtrowania użytkowników za pomocą modułu kadr;
  • Akceptacja po każdej edycji dokumentu;
  • Zaawansowane prawa podglądu, edycji, i innych akcji nadawane indywidualnie na dokumenty lub poprzez dziedziczenie;
  • Możliwość ustalenia precyzyjnej daty obowiązywania i daty końca szablonów;
  • Stwierdzenie powiązania szablonu z określonym typem kartoteki klienta.

Każdy z dokumentów trafia do jednej z sześciu grup, w zależności od jego obecnego statusu:

 

  • Robocze – aktualnie edytowane;
  • Oczekujące – oczekujące na zatwierdzenie, lub na datę obowiązywania;
  • Zawarte – dla umów jeszcze niepodpisanych;
  • Obowiązujące – zablokowane dla edycji szablonu oznacza, że może być używany, jako formularz;
  • Zakończone – dla umów, których została przedawniona;
  • Zerwane – zakończone przed upływem daty końca.