QUANT porządkuje pobieranie, opis, dekretację i akceptację e-faktur z KSeF w jednym procesie.
QUANT porządkuje pobieranie, opis, dekretację i akceptację e-faktur z KSeF w jednym procesie.
QUANT pobiera dokumenty z KSeF, kieruje je do opisu merytorycznego, wspiera dekretację i prowadzi akceptację zgodnie z zasadami organizacji. Dzięki temu wiesz, co dzieje się z kosztem od wpływu dokumentu do jego rozliczenia.
Materiał pokazuje rzeczywisty przebieg dokumentu po pobraniu z KSeF: od uzupełnienia danych i opisu merytorycznego, przez dekretację, aż po akceptację i dalszą obsługę. To szybki sposób, żeby zobaczyć logikę procesu bez przełączania się między wieloma ekranami.
Samo pobranie faktury z KSeF nie rozwiązuje problemu opisu kosztu, dekretacji, akceptacji i kontroli terminów. QUANT zamienia dokument w uporządkowany proces, w którym wiadomo, kto wykonuje kolejny krok i na jakim etapie znajduje się sprawa.
System pobiera e-faktury z KSeF, mapuje dane do formularza i uruchamia dalszy obieg bez ręcznego przepisywania informacji między plikami, skrzynką mailową i systemem finansowym.
Od razu widać, gdzie dokument się znajduje, kto jest za niego odpowiedzialny i czy dane są kompletne. To ogranicza pytania, przestoje i ręczne ustalenia między działami.
W jednym miejscu możesz obsługiwać dokumenty z KSeF, rachunki, zaliczki czy delegacje. To ułatwia utrzymanie spójnych zasad obiegu i późniejsze raportowanie kosztów.
Każdy dokument przechodzi przez ustaloną ścieżkę. QUANT pilnuje kolejności działań, kompletności danych i odpowiedzialności za kolejny etap pracy.
Faktura trafia z KSeF bezpośrednio do właściwego rejestru w QUANT, bez ręcznego przepisywania i bez ryzyka błędu ludzkiego.
Właściwa osoba otrzymuje powiadomienie mailowe i uzupełnia informacje o celu kosztu, projekcie, dziale lub źródle finansowania.
Księgowość sprawdza dane, rozksięgowuje koszt na konta i korzysta z wbudowanych słowników referencyjnych oraz reguł walidacji.
System kieruje dokument do właściwych osób zgodnie z polityką firmy, na przykład do kierownika, głównej księgowej lub zarządu.
Faktura pobrana z KSeF ma postać danych zapisanych w XML, co nie jest wygodne w codziennej pracy operacyjnej. QUANT udostępnia czytelny podgląd dokumentu, dzięki czemu można szybko sprawdzić jego treść bez otwierania surowego pliku.
W razie potrzeby użytkownik może też pobrać wygenerowany podgląd do PDF. To ułatwia weryfikację dokumentu, przekazanie go dalej i wykorzystanie w dalszym obiegu po stronie organizacji.
QUANT nie tylko przekazuje dokument dalej. System uruchamia właściwe kroki, pilnuje wymaganych pól, reaguje na status dokumentu i kieruje go do odpowiednich osób zgodnie z przyjętą polityką akceptacji.
To porządkuje codzienną pracę księgowości, kierowników i osób zatwierdzających koszty. Dokument nie krąży poza systemem, a każda decyzja pozostawia ślad i jest osadzona w jasno określonym przebiegu.
W jednym widoku możesz sprawdzić, kto dodał dokument, kto go obsługuje, jaki ma status i które informacje są już uzupełnione.
Automatyczne przypomnienia pomagają reagować przed terminem płatności albo przed przekroczeniem czasu na wykonanie kolejnego kroku w obiegu.
Każda modyfikacja danych i każda zmiana statusu pozostawia ślad. To ułatwia kontrolę, audyt i wyjaśnianie rozbieżności.
Łatwo sprawdzisz, kto wstrzymał dokument, kto go opisał i na jakim etapie pojawiło się opóźnienie lub decyzja wymagająca wyjaśnienia.
Osoby zaangażowane w obieg dokumentów widzą status, historię działań i kontekst kosztu w jednym miejscu — bez przełączania się między plikami, skrzynką mailową i dodatkowymi zestawieniami.
Poniższe widoki pokazują cztery ważne etapy pracy: rozpoczęcie procesu, opis merytoryczny, weryfikację księgową oraz podgląd danych faktury pobranych z KSeF.
Nie musisz zmieniać swoich procedur tylko dlatego, że pojawia się nowy obowiązek. QUANT odwzorowuje rzeczywisty sposób pracy i wspiera gotowy model obiegu dokumentów kosztowych.
Formularze, role, słowniki, ścieżki workflow i poziomy akceptacji można skonfigurować tak, aby odzwierciedlały strukturę organizacji, zasady dekretacji i wewnętrzną politykę kosztową.
Krótko porządkujemy najważniejsze kwestie, które zwykle pojawiają się przed rozmową o dopasowaniu procesu, zakresie wdrożenia i pracy z dokumentami z KSeF.
Podczas prezentacji pokażemy, jak QUANT KSeF porządkuje pracę z dokumentem od pobrania z KSeF, przez opis merytoryczny i dekretację, aż po akceptację, kontrolę statusów i historię działań.
Specjalista ds. Sprzedaży
Doradca ds. Kluczowych Klientów