I-BS.PL

Uwolnij czas i potencjał swoich pracowników, czyli jak usprawnić administrację w firmie

Obszar back office i działania związane z prawidłowym funkcjonowaniem firmy od wewnątrz (obsługa prawna, finansowo-księgowa, HR, IT oraz organizacja pracy biura) jest nieco ignorowany w obliczu innych, większych wyzwań przed jakimi stoi firma. Jednak zaniedbania z obszaru administracyjnego negatywnie wpływają na efektywność firmy i samych pracowników, co może wiązać się ze znacznymi stratami finansowymi i wizerunkowymi.

Zaniedbania, które mogą dużo kosztować

Koordynacja, organizacja i zarządzanie procesami administracyjnymi w firmie stanowi nie lada wyzwanie. Segregacja, archiwizacja i rejestr, obsługa korespondencji przychodzącej  i wychodzącej, zapewnienie ciągłości przepływu informacji pomiędzy działami i pracownikami, kontakt z klientami i kontrahentami – oto rzeczywistość działów administracyjnych w niejednej firmie. Jest to złożony proces, a osoby odpowiedzialne za jego właściwy przebieg codziennie mierzą się z nowymi wyzwaniami. Od nich bowiem w dużej mierze zależy prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Przestarzałe raporty, zdublowane zadania, nieporządek w dokumentacji firmowej, papierowy obieg dokumentów, brak planowania i niewłaściwa dystrybucja spraw, rutyna – źle działające procesy administracyjne utrudniają funkcjonowanie firmy, narażając ją niepotrzebnie na straty finansowe.

Skup się na tym, co najważniejsze dla Twojej firmy

Ponieważ informacja i czas są jednymi z najważniejszych wartości biznesowych, ważne jest zapewnienie właściwego przepływu informacji i dokumentów w firmie po to, by w jak najkrótszym czasie uzyskać dostęp do aktualnych i właściwych danych. Cele te można osiągnąć poprzez redukcję niepotrzebnej pracy, kosztów oraz czasu trwania poszczególnych procesów.

Zamiast biurokracji należy pochylić się nad tym, co najważniejsze dla firmy, stworzyć przejrzyste, ergonomiczne środowisko pracy i pozwolić pracownikom skupić się na ważnych zadaniach. Ich praca stanie się wydajniejsza i bardziej kreatywna.

QUANT zorganizuje Twoją firmę od wewnątrz

Razem z QUANT stworzysz kulturę zarządzania procesami administracyjnymi w swojej organizacji. Samodzielnie zaplanujesz, zbudujesz i wdrożysz czytelne dla wszystkich dobre praktyki służące zwiększeniu skuteczności, przejrzystości i odpowiedzialności w Twojej firmie. Dzięki temu będziesz mógł optymalnie wykorzystać posiadane zasoby i reagować na nowe wyzwania.

QUANT połączy procesy, dane i dokumenty w cyfrową bazę danych z szybkim dostępem do procedur, raportów, analiz i dokumentacji firmowej zgodnie z uprawnieniami pracowników.

Dzięki QUANT wyeliminujesz, bądź ograniczysz do minimum ryzyko manualnych błędów i związanych z tym strat finansowych. Ma to kluczowe znaczenie dla rozwoju Twojej firmy, ponieważ dzięki automatyzacji procesów czas i pieniądze poświęcone na powtarzalne zadania administracyjne można przekierować na inne, ważne dla rozwoju firmy procesy, np. realizowane przez front office.

Co to jest QUANT?

QUANT to nowoczesna platforma low-code klasy BPM (Business Process Management), dzięki której stworzysz system dopasowany do potrzeb Twojej organizacji bez kompetencji programistycznych i kodowania.

QUANT realizuje zadania związane z tworzeniem, wypełnieniem, drukowaniem i archiwizowaniem dokumentacji firmowej. Pełni rolę centralnego rejestru zastępując i ujednolicając wszystkie wewnętrzne formularze tworzone np. w arkuszach Excel. Pozwala na uporządkowanie prowadzonych rejestrów oraz ujednolicenie zakresu informacyjnego. Wszystko to przy zachowaniu pełnej poufności i kontroli nad danymi.

QUANT daje możliwość kreowania nieograniczonej ilości rozbudowanych formularzy / rejestrów metodą drag&drop, przy użyciu formatek na które składają się gotowe komponenty w postaci pól edycji, list wyboru, list rozwijanych czy załączników. Dzięki walidacji pól na wybranych polach (np. data, kwota, PESEL, typ mieszany, seria i numer dokumentu) masz pewność, że wszystkie dane wprowadzone zostaną poprawnie. Automatyczna numeracja wpisów pozwala na uporządkowanie prowadzonych rejestrów i ujednolica zakres informacyjny również pomiędzy oddziałami. Wszystko to sprawia, że praca z QUANT staje się łatwa i przyjemna.

Zadania back office, które z powodzeniem realizuje QUANT

Operacje
  • Obsługa korespondencji i spraw
  • Repozytorium dokumentów  DMS
  • Zarządzanie flotą
  • Akceptacja i zwrot kosztów delegacji
  • Akceptacja płatności
  • Rozliczanie kosztów
HR
  • Obsługa cyklu zatrudnienia pracownika
  • Onboarding i offboarding pracownika
  • Obsługa wniosków urlopowych
  • Obsługa ocen okresowych
  • Obsługa planów emerytalnych
  • Zarządzanie pracownikami zdalnymi
Finanse
  • Budżetowanie, planowanie inwestycji
  • Zgłaszanie zapotrzebowania
  • Przetwarzanie RFI, RFP, zamówień i obsługa przetargów
  • Akceptacja faktur kosztowych
  • Automatyzacja obsługi faktur i płatności
  • Zarządzanie limitami kredytowymi
  • Autoryzacja dostawców
IT
  • Rejestracja oraz obsługa zasobów i systemów IT
  • Zarządzanie uprawnieniami
  • Obsługa kont AD & Exchange
  • Zarządzanie projektami
  • Obsługa zgłoszeń o wprowadzenie zmiany
  • Helpdesk i system ticketowy

QUANT – profesjonalne zaplecze administracyjne dla Twojej firmy

Właściwa optymalizacja działań zespołów back office wpływa na rozwój całej Twojej organizacji. Dzięki platformie QUANT zaprojektujesz, zbudujesz profesjonalne zaplecze administracyjne dla swojej firmy. W sposób przejrzysty i sprawny stworzysz model odpowiedni do rodzaju prowadzonej działalności. Zredukujesz koszty i zyskasz więcej czasu na prowadzenie realizację zadań kluczowych dla Twojego biznes.

Skontaktuj się z naszym Działem Handlowym

Jeżeli macie Państwo jakiekolwiek pytania, z przyjemnością odpowiemy na nie telefonicznie i mailowo. Będzie nam miło spotkać się z Państwem bezpośrednio i zaprezentować możliwości jakie daje nasze rozwiązanie.

Zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Handlowym

Marcin Krzysztoń
Dyrektor Działu Sprzedaży

tel. kom. 604 223 619
e-mail: m.krzyszton@i-bs.pl

Bartłomiej Skoczylas
Specjalista ds. Klientów Kluczowych

tel. kom. 728 403 586
e-mail: b.skoczylas@i-bs.pl

Joanna Stępień
Specjalista ds. Sprzedaży

tel. kom. 788 679 946
e-mail: j.stepien@i-bs.pl

Kamil Rusinek
Specjalista ds. Sprzedaży

tel. kom. 880 932 727
e-mail: k.rusinek@i-bs.pl